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因公出国、赴港澳手续办理须知

发布日期:2019-07-16

  1 申办因公出国、赴港澳手续

  1.1 需提交材料

  1)因公出国需提交:外文邀请信复印件3份(邀请信相关要求:①遵循业务对口、级别对等原则;②使用邀请单位抬头纸出具,内容包括邀请人单位、职务、联系方式、地址等;③邀请方应具备安排出访团组在外公务的相应实力)。赴港澳需提交:港澳地区邀请信,相关要求不变。

  2)邀请信中译文2份。全部内容需完整翻译,与外文邀请函严格一致。

  3)中文日程2份,日程要精细具体,按上、下午明确出访任务,明确离抵境日期,与邀请函公务安排一致。团组团长签字。若为一人团组,团员即团长。

  执行一个月以上的学术交流和访学等出国任务,可提供学习交流计划(2份)代替出访日程。学习交流计划应包括团组出入境时间、在外停留总天数、学习交流主要内容、拟取得的预期成果等。团组团长签字。

  4)校本部人员提交: 《北京中医药大学因公出国(境)申请表》原件1份。(可以通过校内网一站式服务大厅完成网上申请、审批手续,版式见附件1)

  附属医院人员提交:医院因公出国管理部门出具的《部门同意函》原件1份。《同意函》须由医院院长、党委书记签字,且盖院章、党章。

  5)《因公临时出国任务和预算审批意见表》2份。学校财务处(校本部申请人)或医院财务处(医院申请人)需在相应位置审批签字并盖章。制定预算时请参考:《因公临时出国经费管理办法》财行[2013]516号。版式见附件2。

  6)《北京市因公临时出国(赴港澳)人员备案表》2份。版式见附件3。

  7)《因公出访信息公示》1份。版式见附件4。

  8)团长签字的《出访须知》1份。版式见附件5。

  9)身份证复印件2份。头像面,印在A4纸中上部。

  10)如出访人员为到龄未退休人员,需提交所在二级单位出具的《在职和健康证明》1份。证明需注明出访人员在职时间及身体是否能胜任出访。

  1.2 申报流程

  1)基层审核:申请人如为校本部人员,需填写《北京中医药大学因公出国(境)申请表》及《北京市因公临时出国(赴港澳)人员备案表》,请所在二级单位审核,其中《北京中医药大学因公出国(境)申请表》需要所在二级单位主管领导和书记签字和盖章,出访期间如有本科生教学或研究生带教任务在表中注明。申请人如为附属医院人员,需向医院负责因公出国管理部门提出申请,由医院给学校出具《部门同意函》。如申请人为非计划性临时出,需二级单位出具申请增加临时性出访说明,并由单位主管领导和书记签字和盖章。

  2)校内审核:申请人完成基层单位审核后,将要求材料上交到国际交流与合作处。国合处首先在校内进行公示(公示时间不少于5个工作日),公示完成后负责进行校内OA系统呈报,由相关部门(审批部门包括纪委、保卫处、涉及到经费由财务处及经费管理部门审批、涉及到本科教学或研究生带教由教务处或研究生院审批、处级干部由组织部审批、普通人员由人事处审批)及主管校领导审批同意(校内审批时限一般为5个工作日,若为非计划性临时出访,审批时限一般为10个工作日)。

  3)市外办审批:校内审核完成后,由国合处完成《北京市因公出国、赴港澳任务申请表》网上填报并将所有材料报送至北京市外办(任务申报时间需距团组启程时间不少于14个工作日。外办审批时限一般为7个工作日)。如材料不符合相关要求,市外办通知学校国合处外事专办员,由学校尽快按照调整意见补正相关材料。

  任务批准后,市外办签发出国(境)任务批件,发送短信通知学校国合处外事专办员,由专办员前往市外办领取批件及相关函件。

  4)申报时限:

  至少提前60天(距出访日期)向国际交流与合作处提交上述有效材料,如遇寒、暑假或国庆假期,至少提前75天提交(距出访日期)申请。

  

  2. 参加上级部门组团出访手续

  2.1 申报双跨团出访任务须提交材料:

  1)上述申办因公出国、赴港澳手续所需材料。

  2)由组团单位出具的《征求意见函》原件。抬头须写“北京市外事办公室”。(组团单位需是中央和国家机关各部门、其他省{市区}等具有出访来访外事审批权的单位。)

  3)由组团单位正式下发的《因公出国赴港澳任务通知书》原件和《因公出国赴港澳任务批件》复印件2份。

  2.2申报流程

  1)基层审核:与申办因公出国、赴港澳手续基层审核相同。

  2)校内审核:与申办因公出国、赴港澳手续基层审核相同。

  3)市外办事先审核 :校内审核完成后,由国合处完成《北京市因公出国、赴港澳任务申请表》网上填报并将所有材料以及《征求意见函》报送至北京市外办(任务申报时间需距团组启程时间不少于14个工作日。外办审批时限一般为7个工作日)。市外办审核通过后出具关于申请人参团出访的复函,电话通知学校国合处外事专办员,由专办员前往市外办领取复函。

  4)市外办确认程序:国合处将申请人参团单位出具的《因公出国赴港澳任务通知书》原件和《因公出国赴港澳任务批件》复印件报送至市外办。市外办确认批准后出具北京市因公出国赴港澳任务确认件。

  5)申报时限:

  至少提前60天(距出访日期)向国际交流与合作处提交上述有效材料,如遇寒、暑假或国庆假期,至少提前75天提交(距出访日期)申请。

  

  3. 申办因公护照及签证

  北京市外办审批同意,下达出国(境)任务批件。国合处据此为出国人员办理因公护照和申请签证。

  3.1 申办因公护照 (首次出国或护照过期人员)

  3.1.1首次出国或护照过期出国人员需前往指定地点完成护照图像采集和指纹留存。具体流程如下:

  1)预约。国合处在市外办系统中为出国人员预约护照图像采集和指纹留存的日期时间,并将预约单交给出国人员。

  2)护照图像采集和指纹留存。出国人员携带预约单及身份证原件前往指定地点。指定地点:歌华大厦A座2层北京市外事综合服务大厅(二环路小街桥西南角)。图像采集注意:不穿高领、吊带和制式服装拍摄,尽量深色着装。头发不可遮盖眉毛、眼睛和脸颊,不佩戴首饰。

  3)出访人员完成采集留存工作,即可离开。

  3.1.2 其它所需提交材料:

  1)邀请信复印件1份

  2)户口本个人页复印件1份

  3.2 申请签证

  因公护照尚在有效期内人员,国合处依据出国任务批件,为其申请签证。各国签证申请要求和受理时限不尽相同,具体请询问国合处相关老师,也可参考北京市外办对外网站因公签证信息栏目(网址:www.51chuguo.cn)。

  注:参加上级部门组团的出访任务,其签证由组团单位办理。

  

  4 申办因公赴港澳通行证及签注(赴港澳人员)

  北京市外办审批同意,下达赴港澳任务批件。国合处依据批件据此为出访人员办理因公赴港澳通行证及签注。

  4.1 首次赴港澳或通行证过期出访人员申办证件及签注,需提交如下材料:

  1)邀请信复印件2份

  2)日程2份

  3)户口本个人页复印件1份

  4)2张2寸白底标准证件照

  4.2 通行证尚在有效期的出访人员申办签注,需提交如下材料:

  1)邀请信复印件2份

  2)日程2份

  3)身份证复印件1份

  

  5. 领取因公证照及出国(境)批件复印件

  国合处接到北京市外办领取因公护照及签证、因公赴港澳通行证及签证通知后,将会及时取回证照,并在第一时间通知出境人员到国合处领取证照。同时,国合处将出国(境)批件复印件交给出访人员,此文件在因公出国(境)费用报销时使用。

 

  


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